Электронный документооборот важен при видении документации.

Что нам позволяет электронный документооборот:
+ Сократить количество бумажных документов;
+ Сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
+ Снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
+ Избавиться от потерь документов, создавать резервные копии.

На сайте нашей компании есть инструкция по ведению и оформлению электронного документооборота в своих бизнес-процессах.

Также вы можете скачать образцы документов, обеспечивающих функционирование процесса.

Предприниматели, которые совершают операции с прослеживаемыми товарами, выставляют и принимают счета-фактуры только в электронном виде через оператора (п. 1.1, 1.2 ст. 169 НК).
На данный момент нормы не вступили в силу.
Другие компании и ИП вправе решать самостоятельно, переходить ли им на ЭДО с контрагентами или нет.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, нужно получить электронную цифровую подпись.

Шаг 1. Решите, как будете обмениваться документами: через оператора или напрямую.
При необходимости выберите оператора и заключите с ним договор. Перечень доверенных операторов ФНС смотрите на сайте ФНС.
Плюс обмена через оператора — в безопасности. Оператор обязан проверять исходящие и входящие документы, а также ЭЦП, фиксировать дату и время отправки и приёма документов, уведомлять об ошибках при их обнаружении. Если у вас с контрагентом разные операторы, то никаких дополнительных шагов предпринимать не потребуется. Ваш оператор сам свяжется с оператором контрагента для передачи электронного документа.

Шаг 2. Договоритесь с контрагентами и заключите с ними соглашение об ЭДО.
Для перехода на ЭДО нужно договориться с контрагентом. Для этого направьте в адрес контрагента письмо в произвольной форме. В письме, помимо самого предложения перейти на ЭДО, можно указать:

• перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде, — счёт-фактуры, договоры, соглашения, накладные и т. д.
  
• специальное программное обеспечение или оператора ЭДО, посредством которого будете обмениваться документами;
  
• порядок согласования и подписания соглашения об электронном документообороте;
  
• действия контрагента для перехода на ЭДО (получение ЭЦП, принятие приглашения, подписание соглашения);
  
• ссылки на нормативные акты, в рамках которых вводите ЭДО. Например, пункт 1 статьи 169 НК, Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», пункт 3 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Шаг 3. Пропишите в учётной политике, что применяете электронный документооборот.
Организация не обязана закреплять возможность ЭДО или отказ от него в учётной политике для целей бухучета. Однако если указать условие об ЭДО в учётной политике, у компании будет возможность передумать и перейти на ЭДО в середине года или, наоборот, отказаться от ЭДО. Сам факт электронного обмена документами можно прописать в локальном положении о документообороте. О том, какие документы можно оформлять электронно, рассказали эксперты Системы Главбух.
Если в учётной политике указано, что организация оформляет документы только в бумажном виде, то необходимо внести в неё изменения. Они вступят в силу с 1 января следующего года, поэтому до конца года будете вынуждены оформлять документы на бумаге. Это следует из пункта 4 ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» и статьи 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.